FOIA

DRPT سے ریکارڈز کی درخواست کرنے کے لیے، آپ اپنی درخواست کو بھیج سکتے ہیں:

اینڈریو رائٹ
600 East Main Street, Suite 2102
Richmond, VA 23219
804-241-0301
فیکس: 804-225-3752
andrew.wright@drpt.virginia.gov

آپ DRPT سے ریکارڈ کی درخواست کرنے کے بارے میں سوالات کے ساتھ اس سے بھی رابطہ کر سکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل FOIA کے بارے میں آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل سے foiacouncil@leg.state.va.us پر ای میل کے ذریعے یا فون کے ذریعے 804-698-1810 یا 1-866-448-4100 پر رابطہ کیا جا سکتا ہے۔ ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل کے زیر اہتمام آن لائن عوامی تبصرہ فارم http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20letters/welcome.htm پر پایا جا سکتا ہے۔

حقوق اور ذمہ داریاں:

• درخواست گزاروں کے حقوق اور ورجینیا کے محکمہ ریل اور پبلک ٹرانسپورٹیشن کی ذمہ داریاں ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ کے تحت۔ ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ (FOIA)، جو § 2 میں واقع ہے۔ 2-3700 وغیرہ۔ seq کوڈ آف ورجینیا، دولت مشترکہ کے شہریوں اور میڈیا کے نمائندوں کو عوامی اداروں، سرکاری اہلکاروں، اور سرکاری ملازمین کے پاس موجود عوامی ریکارڈ تک رسائی کی ضمانت دیتا ہے۔
• عوامی ریکارڈ کوئی تحریر یا ریکارڈنگ ہے — قطع نظر اس کے کہ یہ کاغذی ریکارڈ، ایک الیکٹرانک فائل، آڈیو یا ویڈیو ریکارڈنگ، یا کوئی اور فارمیٹ ہے — جو کہ کسی عوامی ادارے یا اس کے افسروں، ملازمین یا ایجنٹوں کے پاس عوامی کاروبار کے لین دین میں تیار یا ملکیت میں ہے۔ تمام عوامی ریکارڈز کو کھلا سمجھا جاتا ہے اور صرف اس صورت میں روکا جا سکتا ہے جب کوئی مخصوص، قانونی استثنیٰ لاگو ہو۔ DRPT کچھ ریل اور ٹرانزٹ منصوبوں اور کامن ویلتھ میں چلنے والے پروگراموں سے متعلق عوامی ریکارڈ کو برقرار رکھتا ہے۔
• FOIA کی پالیسی بیان کرتی ہے کہ FOIA کا مقصد یہ ہے کہ تمام افراد کو حکومتی سرگرمیوں کے بارے میں زیادہ سے زیادہ آگاہی فراہم کی جائے۔ اس پالیسی کو آگے بڑھانے کے لیے، FOIA کا تقاضا ہے کہ قانون کی تشریح آزادانہ طور پر، رسائی کے حق میں کی جائے، اور عوامی ریکارڈ کو روکنے کی اجازت دینے والی کسی بھی استثنا کی تشریح محدود طور پر کی جانی چاہیے۔

آپ کے FOIA حقوق:

• آپ کو عوامی ریکارڈوں کا معائنہ کرنے یا وصول کرنے کی درخواست کرنے کا حق ہے جو DRPT کے پاس ہے، یا دونوں۔
• آپ کو درخواست کرنے کا حق ہے کہ درخواست کردہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کا تخمینہ پہلے سے لگایا جائے۔
• اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے FOIA حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے، تو آپ FOIA کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے ضلعی یا سرکٹ عدالت میں درخواست دائر کر سکتے ہیں۔

DRPT سے ریکارڈ کے لیے درخواست کرنا:

• آپ امریکی میل، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر، یا فون پر ریکارڈ کی درخواست کر سکتے ہیں۔ FOIA کا تقاضا نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری طور پر ہو، اور نہ ہی آپ کو خاص طور پر یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔
• عملی نقطہ نظر سے، یہ آپ اور آپ کی درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لیے آپ کی درخواست کو تحریری طور پر پیش کرنے کے لیے مددگار ثابت ہو سکتا ہے۔ یہ آپ کو اپنی درخواست کا ریکارڈ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ہمیں ایک واضح بیان بھی دیتا ہے کہ آپ کن ریکارڈوں کی درخواست کر رہے ہیں تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔ تاہم، اگر آپ اسے تحریری طور پر نہ دینے کا انتخاب کرتے ہیں تو ہم آپ کی FOIA درخواست کا جواب دینے سے انکار نہیں کر سکتے۔
• آپ کی درخواست کو ان ریکارڈوں کی شناخت کرنا ضروری ہے جنہیں آپ "معقول مخصوصیت" کے ساتھ تلاش کر رہے ہیں۔ یہ ایک عام فہم معیار ہے۔ یہ اس حجم یا تعداد کا حوالہ نہیں دیتا جس کے لیے آپ ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں؛ بلکہ، یہ ضروری ہے کہ آپ اتنے مخصوص ہوں کہ ہم ان ریکارڈز کی شناخت اور مقام کا تعین کر سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔
• آپ کی درخواست کو موجودہ ریکارڈ یا دستاویزات طلب کرنا ضروری ہے۔ FOIA آپ کو ریکارڈ کا معائنہ کرنے یا کاپی کرنے کا حق دیتا ہے۔ اس کا اطلاق ایسی صورتحال پر نہیں ہوتا ہے جہاں آپ ایجنسی کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہیں ، اور نہ ہی اس کے لئے DRPT کو ایسا ریکارڈ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے جو موجود نہیں ہے۔
• آپ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں DRPT کے استعمال کردہ کسی بھی فارمیٹ میں الیکٹرانک ریکارڈ حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل ڈیٹا بیس میں رکھے ہوئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے یا کمپیوٹر ڈسک پر وصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں، یا ان ریکارڈوں کی پرنٹ شدہ کاپی حاصل کر سکتے ہیں۔
• ہم آپ کو تحریری طور پر مطلع کرتے ہیں کہ درخواست کردہ ریکارڈز نہیں مل سکتے یا موجود نہیں ہیں (ہمارے پاس وہ ریکارڈ نہیں ہے جو آپ چاہتے ہیں)۔ تاہم، اگر ہم جانتے ہیں کہ کسی اور عوامی ادارے کے پاس درخواست کردہ ریکارڈز ہیں، تو ہمیں آپ کے جواب میں دوسرے عوامی ادارے کے لیے رابطے کی معلومات شامل کرنی چاہیے۔
• اگر ہمارے پاس آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں، تو براہ کرم DRPT کے عملے کی کوششوں کے ساتھ تعاون کریں تاکہ آپ کس قسم کے ریکارڈ کی تلاش کر رہے ہیں، یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کریں۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہم یہ سمجھتے ہیں کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔

 

آپ کی درخواست کا جواب دینے میں DRPT کی ذمہ داریاں:

• DRPT کو آپ کی درخواست موصول ہونے کے پانچ کام کے دنوں کے اندر جواب دینا چاہیے۔ "پہلا دن" آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن سمجھا جاتا ہے۔ پانچ دن کی مدت میں ہفتے کے آخر یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔
• DRPT سے عوامی ریکارڈ کے لئے آپ کی درخواست کے پیچھے کی وجہ غیر متعلقہ ہے ، اور ہم آپ سے یہ نہیں پوچھ سکتے کہ آپ آپ کی درخواست کا جواب دینے سے پہلے آپ ریکارڈ کیوں چاہتے ہیں۔ تاہم ، FOIA DRPT کو اجازت دیتا ہے کہ وہ آپ سے اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کے لئے پوچھے۔
• FOIA کا تقاضہ ہے کہ DRPT پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست پر درج ذیل جوابات میں سے ایک جواب دے۔
  1. ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے۔
  2. ہم ان تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے، کیونکہ تمام ریکارڈ ایک مخصوص قانونی استثنیٰ کے تابع ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز کو روکا جا رہا ہے، تو ہمیں آپ کو تحریری جواب بھیجنا چاہیے۔ اس تحریر میں ریکارڈ کے حجم اور موضوع کی شناخت ہونی چاہیے اور کوڈ آف ورجینیا کے مخصوص حصے کو بیان کرنا چاہیے جو ہمیں ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
  3. ہم آپ کی درخواست کردہ کچھ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں، لیکن دیگر ریکارڈ کو روک لیتے ہیں۔ ہم پورے ریکارڈ کو نہیں روک سکتے اگر اس کا صرف ایک حصہ استثنا کے تحت ہو۔ اس صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو حذف کر سکتے ہیں جو روکا جا سکتا ہے، اور آپ کو ریکارڈ کا باقی حصہ فراہم کرنا ضروری ہے۔ ہمیں آپ کو ایک تحریری جواب فراہم کرنا ہوگا جس میں ورجینیا کے قانون کی مخصوص دفعہ کا ذکر ہو جو درخواست کردہ ریکارڈز کے کچھ حصوں کو روکنے کی اجازت دیتی ہے۔
  4. اگر DRPT کے لیے پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں یہ تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے، ان شرائط کی وضاحت کرتے ہوئے جو جواب کو ناممکن بنا دیتے ہیں۔ یہ ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی کام کے دنوں کی اجازت دے گا، جس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے کل 12 کام کے دن ملیں گے۔
• اگر آپ ریکارڈز کی ایک بہت بڑی تعداد کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم اپنی دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے بغیر آپ کو 12 دنوں کے اندر ریکارڈ فراہم نہیں کر سکتے ہیں، تو ہم آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، FOIA کا تقاضہ ہے کہ ہم عدالت میں مزید وقت مانگنے کے لیے جانے سے پہلے پیداوار یا ریکارڈ کے بارے میں آپ کے ساتھ معاہدے تک پہنچنے کی معقول کوشش کریں۔

کوڈ آف ورجینیا کسی بھی عوامی ادارے کو اجازت دیتا ہے کہ وہ کچھ ریکارڈز کو عوامی افشاء سے روک سکے۔ DRPT عام طور پر درج ذیل استثنیٰ سے مشروط ریکارڈ روکتا ہے:

• عملے کے ریکارڈ (§ 2.2-3705.1 (1) ضابطہ ورجینیا کا)
• ریکارڈز اٹارنی کلائنٹ کے استحقاق سے مشروط ہیں (§ 2.2-3705.1 (2)) یا اٹارنی ورک پروڈکٹ (§ 2.2-3705.1 (3))
• وینڈر کی ملکیتی معلومات (§ 2.2-3705.1 (6))
• معاہدے کی گفت و شنید اور ایوارڈ سے متعلق ریکارڈز، معاہدے سے پہلے (§ 2.2-3705.1 (12))

FOIA کی درخواست سے وابستہ اخراجات

ایک عوامی ادارہ مناسب چارجز لگا سکتا ہے کہ وہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو اور مطلوبہ ریکارڈ کو کم سے کم قیمت پر فراہم کرنے کے لیے تمام معقول کوششیں کرے گا۔ کوئی بھی پبلک باڈی ریکارڈ بنانے یا برقرار رکھنے یا پبلک باڈی کے عمومی کاروبار کے لین دین سے وابستہ عمومی اخراجات کی وصولی کے لیے کوئی بھی بیرونی، ثالثی، یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گی۔ عوامی ادارے کی طرف سے وصول کی جانے والی کوئی بھی ڈپلیکیٹنگ فیس نقل کی اصل قیمت سے زیادہ نہیں ہوگی۔ ریکارڈ کی تلاش کرنے سے پہلے، عوامی ادارہ درخواست گزار کو تحریری طور پر مطلع کرے گا کہ عوامی ادارہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے، یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے معقول چارجز لے سکتا ہے اور درخواست گزار سے استفسار کرے گا کہ آیا وہ درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے پہلے لاگت کے تخمینے کی درخواست کرنا چاہتا ہے جیسا کہ ذیلی سیکشن § 2 کے ذیلی حصے میں درج ہے۔ 2-3704 کوڈ آف ورجینیا کا۔

FOIA کی درخواستوں کا جواب بغیر کسی معاوضے کے دیا جانا چاہیے جب درخواست سے مفاد عامہ کا فائدہ ہو اور اس کے لیے ملازم کا کم سے کم اور/یا مناسب وقت اور فوٹو کاپی کے اخراجات کی ضرورت ہو۔

آپ کو ان ریکارڈز کے لیے ادائیگی کرنی پڑ سکتی ہے جس کی آپ DRPT سے درخواست کرتے ہیں۔ FOIA ہمیں FOIA کی درخواستوں کا جواب دینے کے اصل اخراجات کے لیے چارج کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

اگر ہم اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کی درخواست کے جواب میں $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو ہم آپ کی درخواست پر آگے بڑھنے سے پہلے، آپ سے ایک ڈپازٹ ادا کرنے کا مطالبہ کر سکتے ہیں، نہ کہ تخمینہ کی رقم سے زیادہ۔ جن پانچ دنوں میں ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینا ہے اس میں وہ وقت شامل نہیں ہے جب ہم ڈپازٹ طلب کرتے ہیں اور جب آپ جواب دیتے ہیں۔

DRPT مندرجہ ذیل رہنما خطوط کے مطابق فیس کا تعین کرتا ہے:

• اگر FOIA کی درخواست کے لیے عملے کے تقریباً دو گھنٹے یا اس سے زیادہ وقت درکار ہے، تو تخمینہ شدہ فیس ریکارڈ کی تلاش، بازیافت اور ترمیم کی اصل قیمت پر مبنی ہوگی۔ ریکارڈز کی تلاش، بازیافت یا ترمیم کے لیے فیس فی گھنٹہ کے حساب سے مقررہ تنخواہ یا سب سے کم تنخواہ والے ملازم کی فی گھنٹہ اجرت سے زیادہ نہیں ہوگی جو معقول طور پر درخواست کا جواب دینے کے قابل ہو۔
  • ملازم کی متناسب گھنٹہ وار تنخواہ کا تعین اس ملازم کی تنخواہ کو 1 ، 950 گھنٹے (یا اس سے کم اگر پارٹ ٹائم) سے تقسیم کرکے اور اس اعداد و شمار کو مطلوبہ ریکارڈز کو تلاش کرنے، بازیافت کرنے اور دوبارہ ترتیب دینے کے لیے درکار گھنٹوں کی تعداد سے ضرب دے کر لگایا جاتا ہے۔
  • مثال: اگر ریکارڈ فراہم کرنے کے لیے کسی ملازم کی سالانہ تنخواہ $50 ، 000 چار گھنٹے درکار ہے کہ وہ مطلوبہ ریکارڈز کو تلاش کرے، بازیافت کرے اور اسے دوبارہ ترتیب دے، تو متعلقہ فیس $102 ہوگی۔ 56 (50,000.00/1,950 X 4) کے علاوہ فوٹو کاپی، ڈاک، فیکس، اور/یا الیکٹرانک اسٹوریج ڈیوائسز کے اخراجات۔
•  اگر FOIA کی درخواست کے لیے 100 صفحات کاپی کرنے کی ضرورت ہے یا آگے اور پیچھے چھپی ہوئی ہے، تو چارج 100 سے زیادہ ہر صفحہ کے لیے 10 سینٹ فی صفحہ کے حساب سے لگایا جائے گا۔
• اگر FOIA کی درخواست کے لیے ڈاک، فیکس، یا الیکٹرانک ڈیٹا اسٹوریج ڈیوائس (مثلاً، تھمب ڈرائیو) کی ضرورت ہے، تو چارج عمل یا ڈیوائس سے وابستہ اصل قیمت ہوگی۔
• فوٹو کاپی، ملازم اور انتظامی وقت، اور ڈاک، فیکس یا الیکٹرانک سٹوریج کے آلات کی فیس کا الگ سے اندازہ لگایا جاتا ہے اور یہ مجموعی ہوں گے۔
• اس بات کا تعین کرنے میں کہ آیا فیس کی ضمانت دی گئی ہے اور مطلوبہ رقم کا حساب لگانے میں، ایک ہی فرد یا تنظیم سے ایک یا زیادہ متعلقہ FOIA درخواستوں کو ایک ہی درخواست کے طور پر سمجھا جائے گا۔
• ریکارڈز کو جائزے کے لیے قابل رسائی بنانے کے لیے عام طور پر چارجز نہیں لگائے جائیں گے جب تک کہ یہ طے نہ کیا جائے کہ درخواست گزار کے ساتھ دستاویزات کا جائزہ لینے کے لیے جاننے والے عملے کو کافی وقت درکار ہوگا۔
• FOIA کی درخواست کرنے والے کسی بھی فرد کو مطلع کیا جائے گا کہ DRPT درخواست کے جواب میں اپنی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے معقول چارجز لگا سکتا ہے اور درخواست کنندہ سے پوچھے گا کہ کیا وہ لاگت کے تخمینہ کی درخواست کرنا چاہتے ہیں۔ اگر درخواست کی گئی تو DRPT لاگت کا تخمینہ فراہم کرے گا۔
• آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم آپ کی درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی کے لیے پہلے سے چارجز کا تخمینہ لگائیں۔ یہ آپ کو کسی بھی لاگت کے بارے میں پہلے سے جاننے کی اجازت دے گا یا تخمینہ لاگت کو کم کرنے کی کوشش میں آپ کو اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع فراہم کرے گا۔  اس سے پہلے کہ DRPT کسی FOIA درخواست کا جواب دے جس کے لیے آپ نے لاگت کے تخمینہ کی درخواست کی ہے، آپ کو DRPT کو ایک جواب فراہم کرنا چاہیے جو اس بات کی تصدیق کرتا ہے کہ آپ درخواست پر کارروائی کرنے کے لیے DRPT کو ادائیگی کرنے کے لیے تیار ہیں۔ DRPT کی جواب دینے کی آخری تاریخ اس وقت تک بڑھا دی جاتی ہے جتنا آپ تخمینہ لاگت ادا کرنے پر راضی ہوتے ہیں۔ اگر تخمینہ لاگت اصل قیمتوں سے زیادہ ہے، تو آپ سے صرف اصل اخراجات کے لیے ہی وصول کیا جائے گا۔
• اگر آپ پر گزشتہ FOIA درخواست سے رقم واجب الادا ہے جو کہ 30 دنوں سے زائد عرصے سے ادا نہیں کی گئی ہے، تو DRPT کو آپ کی نئی FOIA درخواست کا جواب دینے سے پہلے ماضی کے واجب الادا بل کی ادائیگی کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
• FOIA کی درخواستوں کی ادائیگی ورجینیا کے محکمہ ریل اور پبلک ٹرانسپورٹیشن کو قابل ادائیگی کی جانی چاہیے۔ FOIA کی درخواست سے متعلق چیک اور منی آرڈرز DRPT کے ایڈمنسٹریشن ڈویژن کو بھیجے جائیں اور ادائیگی سے وابستہ FOIA کی درخواست کا حوالہ دیا جائے۔ ادائیگی اس ڈویژن یا دفتر میں جمع اور کریڈٹ کی جائے گی جس نے FOIA کی درخواست کا جواب دینے کے لیے معلومات فراہم کی تھیں۔
• چارجز کو خارجی امور اور اسٹریٹجک اقدامات کے سربراہ کی صوابدید پر معاف یا لگایا جا سکتا ہے۔