ہائبرڈ شیڈولز/ٹیلی ورک

مینیجرز اور ملازمین کے لیے کامیاب ہائبرڈ ورک اور ٹیلی ورک کے لیے تجاویز

سب کے لیے مشورے

• دفتر میں موجود نہ ہونے کے علاوہ، ایجنسی سے باہر ساتھیوں اور کاروباری رابطوں کو آپ کے کام اور کام کے تعلقات میں کوئی ایسا فرق محسوس نہیں ہونا چاہیے جو یہ ظاہر کرے کہ آپ دفتر میں نہیں ہیں۔
• اپنے دفتری ڈیسک فون کو اپنے موبائل فون نمبر پر منتقل کریں۔
• اگر آپ کے پاس موبائل فون نہیں ہے تو، کم از کم گھنٹے میں ایک بار اپنی وائس میل چیک کریں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کوئی اہم پیغام تو نہیں چھوڑ رہے۔ 
• وائس میل اور ای میل پیغامات کا فوری جواب دیں۔
• اپنی وائس میل گریٹنگ کو تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے جس میں یہ بتایا گیا ہو کہ آپ گھر سے کام کر رہے ہیں۔ آپ اپنے موبائل فون پر کالز کا جواب دیں گے یا کثرت سے ڈیسک فون وائس میل چیک کریں گے اور اسی طرح جواب دیں گے جیسے آپ دفتر میں ہوتے۔ 
• آؤٹ آف آفس ای میل پیغام سیٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے جس میں یہ بتایا گیا ہو کہ آپ دفتر سے باہر ہیں اور گھر سے کام کر رہے ہیں۔ آپ ای میل کا جواب اس طرح دیں گے جیسے آپ دفتر میں ہوں، لہذا کسی آؤٹ آف آفس پیغام کی ضرورت نہیں ہے۔ 
• اپنے کام کے دن کا آغاز اسی طرح کریں جیسے آپ دفتر جاتے وقت کرتے ہیں۔ یقیناً، آپ تھوڑی دیر سے جاگ سکتے ہیں کیونکہ آپ کو دفتر جانے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن کام شروع کرنے سے پہلے اپنے دن کا آغاز کرنے کے لیے خود کو وقت دیں۔ اپنی معمول کی صبح کی روٹین کو ایک جیسا رکھنے کی کوشش کریں۔ 
• کام کے لیے تیار ہو کر آئیں۔ کچھ آرام دہ پہنیں، لیکن جو کپڑے آپ پہنتے ہیں وہ آپ کو "کام کے موڈ" میں آنے میں مدد کریں گے۔ سارا دن پاجامے میں بیٹھے رہنا آپ کے دماغ کو یہ پیغام نہیں دے رہا کہ یہ کام کرنے کا وقت ہے۔ 
• کام کے باقاعدہ اوقات کار برقرار رکھیں۔ اگر آپ عام طور پر 8 بجے صبح کام شروع کرتے ہیں تو گھر سے بھی اپنا کام اسی وقت شروع کریں۔ وقفے اسی طرح لیں جیسے آپ دفتر میں لیتے ہیں۔ کمپیوٹر کو گھورنے سے مختصر وقفے لیں اور اٹھ کر چہل قدمی کریں۔ اپنے دوپہر کے کھانے کا وقفہ لیں۔ 
• اپنے کام کے اوقات کے بعد "honey do" فہرست پر کام کریں۔ جب آپ کام اور گھریلو کاموں کو ملاتے ہیں تو ایک یا دونوں متاثر ہوں گے۔ جب ایسا ہوتا ہے تو یا تو آپ کا سپروائزر، آپ کا شریک حیات یا دونوں آپ سے ناخوش ہوں گے۔ 
• کام کرنے کے لیے اپنے گھر میں ایک آرام دہ اور پرسکون جگہ تلاش کریں۔ اگر آپ کے گھر میں الگ دفتر نہیں ہے، تو کھانے کی میز یا ایسی جگہ آزمائیں جہاں کام کرنے کی گنجائش ہو اور جو بچوں اور ٹیلی ویژن سے دور ہو۔ 
• گھر پر موجود بچے جنہیں توجہ یا ہوم ورک کے اسائنمنٹس میں مدد کی ضرورت ہو، ٹیلی ورک کو مشکل بنا سکتے ہیں۔ بچوں کے ساتھ گزارے جانے والے وقت اور کام کے وقت کو الگ رکھیں، دونوں کام ایک ہی وقت میں کرنے کی کوشش نہ کریں۔ اپنے شریک حیات کے ساتھ باری باری بچوں کے پاس رہیں۔ اگر آپ کے بچوں کو تھوڑی دیر کے لیے کسی کام میں مصروف چھوڑا جا سکتا ہے، تو انہیں گیمز یا ہوم ورک میں لگا دیں اور اسی دوران اپنا کام کریں۔ 

ملازمین کے لیے مشورے

• اپنے کام کے دن کا منصوبہ بنائیں۔ کرنے کے کاموں کی فہرستیں بنائیں، یاد دہانیاں سیٹ کریں، چیزوں کو اپنے کیلنڈر میں درج کریں، اور جو کچھ بھی آپ کو اپنے دن کی منصوبہ بندی کرنے اور ٹریک پر رہنے کے لیے کرنے کی ضرورت ہے، وہ کریں۔ بغیر تیاری کے کام نہ کریں۔ 
• اپنے سپروائزر کو اس بات سے آگاہ رکھیں کہ آپ کس چیز پر کام کر رہے ہیں اور آپ نے کیا مکمل کر لیا ہے۔ 
• مواصلات کے تمام دستیاب الیکٹرانک ذرائع (ای میل، ٹیکسٹ، چیٹ، ورچوئل میٹنگ) استعمال کریں لیکن اپنے ساتھی کارکنوں، سپروائزر، اور بیرونی کاروباری تعلقات سے بات کرنے کے لیے فون کا بھی استعمال کریں۔ صوتی گفتگو کرنا آپ اور آپ کے ساتھ کام کرنے والوں کے لیے جڑے رہنے کا ایک بہت طاقتور ذریعہ ہے۔ بہت سے لوگوں کو تنہائی کے احساس سے بچنے کے لیے مواصلات کے اس ذریعہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ ہو سکتا ہے کہ یہ آپ نہ ہوں، لیکن یہ وہ شخص ہو سکتا ہے جس سے آپ بات کرتے ہیں۔ 
• اگر آپ کے پاس پورے کام کے دن کے لیے مصروف رہنے کے لیے کافی کام نہیں ہے، تو اپنے سپروائزر سے پوچھیں کہ آپ اور کس چیز پر کام کر سکتے ہیں۔ 
• سسٹمز اور درکار فائلوں تک رسائی میں مسائل کی فوری اطلاع دیں۔
• گھر پر انٹرنیٹ سروس کے لحاظ سے، آپ کو بہترین رفتار کے لیے انٹرنیٹ سے منسلک دیگر آلات کو بند کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ 

مینیجرز کے لیے

• ٹیلی ورک کرنے والے ملازم کی روزانہ کی نگرانی میں واحد فرق یہ ہے کہ آپ ان سے آمنے سامنے بات نہیں کر سکتے۔ اس کے علاوہ، آپ اس بات کا اندازہ کیسے لگاتے ہیں کہ کام مکمل ہو رہا ہے یا نہیں، یہ طریقہ کار یکساں ہے۔ صرف دفتر میں موجود ہونے کا خود بخود یہ مطلب نہیں ہے کہ کام مکمل ہو رہا ہے۔ اسی طرح، کسی ملازم کو عملی طور پر نہ دیکھ سکنے کا خود بخود یہ مطلب نہیں ہے کہ کام نہیں ہو رہا ہے۔ 
• ٹیلی ورکنگ کا مطلب واقعی اس طریقے میں تبدیلی ہے جس سے آپ کسی ملازم کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں جب آپ ان سے آمنے سامنے بات نہیں کر سکتے۔ 
• دستیاب تمام مواصلاتی ٹیکنالوجیز کا استعمال کریں۔ (ای میل، ٹیکسٹ، چیٹ، ورچوئل میٹنگ، اور ٹیلی فون) یہ دیکھنے کے لیے کہ آپ اور آپ کے ملازمین کے لیے کیا بہترین کام کرتا ہے، تھوڑی آزمائش کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ 
• اپنے ٹیلی ورک کرنے والے عملے سے معقول توقعات وابستہ کریں۔ اپنے ملازمین کو کامیابی کے لیے تیار کریں۔ 
• کام کا بوجھ نہ ڈالیں۔ کام کا بوجھ اس وقت کے مطابق ہونا چاہیے جب ملازم دفتر میں موجود ہو۔ 
• اگر آپ ای میل کے ذریعے ملازم سے رابطہ کرنے میں سہولت محسوس نہیں کرتے ہیں، تو روزانہ فون کال یا ویڈیو کال کا اہتمام کریں۔ 
• جب آپ ٹیلی ورک کریں تو بطور ٹیلی ورکر ایک اچھی مثال قائم کریں۔ وہ تمام کام کریں جن کی آپ اپنے ٹیلی ورکنگ عملے سے توقع رکھتے ہیں۔